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Entreprises de commission, de courtage et d’import-export
Commercial / marketing / administration des ventes
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES ET/OU EXTERNES Les assistants ADV sont rattachés hiérarchiquement à un responsable de département, ou selon l'organisation de l'entreprise à un responsable administration et financier ou administration des ventes. En interne, les assistants ADV peuvent fonctionner en binôme avec un chef de produit. Ils sont en lien avec le service marketing pour obtenir des informations sur la gamme de produits (fiche produit, tarifs, etc.). Selon l'organisation de la société de commerce, ils peuvent également être en relation avec un responsable de marché (pour le négoce international). Ils ont aussi des liens avec les équipes de vente, notamment les assistants commerciaux, qui leurs transmettent des informations clients, et bien sûr avec le service trésorerie. Ils sont également en relation en interne avec le département logistique de l'entreprise ou la « supply chain ». Ces relations fonctionnelles internes sont plus ou moins développées. Lorsque l'assistant(e) gère principalement l'aspect administratif du suivi des commandes, ces relations sont peu importantes.En ce qui concerne les relations externes, ils sont en relations avec les fournisseurs (approvisionneurs, assistants commerciaux, etc.) pour la logistique et avec les clients.
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Les activités d'administration des ventes peuvent être couplées avec une activité de suivi commercial plus ou moins développée.
ACTIVITÉS COMMUNES REGROUPÉES PAR DOMAINES D'ACTIVITÉS Passation de la commande client au fournisseur Ouverture des comptes commettant (pour les nouveaux fournisseurs). Gestion des devis à l'achat (vis-à-vis du fournisseur). Passage de la commande au fournisseur (après visu et accord du chef de produit ou du responsable ADV). Saisie des commissions sur vente. Suivi des commandes clients et facturation Réponse aux demandes d'informations clients (caractéristiques produits, nouveaux produits, tarifs et promotions, disponibilité produits, etc.). Saisie des commandes clients. Mise en facturation. Préparation de l'ordre de livraison avec le client. Préparation et suivi logistique Réaliser la coordination et le suivi logistique des achats et de l'approvisionnement. Transmettre les documents de la demande (facture fournisseur, « packing list », certificats d'analyse) au service logistique pour l'organisation de la livraison chez le client, ou au client/transitaire (négoce international). Monter les dossiers d'avis de souffrance et de retour produits. Assurer le traitement des litiges (établir le dossier de litige, faire le suivi en lien avec le service spécialisé). Sécurité et qualité Gestion des bulletins d'analyses techniques (expédition avec le produit livré). Traitement des non conformités. Gestion des fiches de données de sécurité. Suivi des stocks Renseigner les équipes de ventes sur l'état des stocks, des commandes clients (en lien avec les assistants commerciaux).
Conçu par la CPNEFP de la branche des entreprises de commission, de courtage et d'import-export (CCN 3100) - Document imprimé le23/04/2015 - 10:58 - 2 /4 Assistant(e) administration des ventes